香格里拉酒店推无纸化订房 让生活更便利

　　（迈点网 陆春晓）香格里拉酒店集团一贯坚持以经济、社会和环境可持续性的方式进行经营。在2010年，香格里拉酒店集团就设定了到2015年将集团的能源消耗降低20%的环保目标。为了实现这一环保目标，香格里拉的每一家酒店都采取了相应的减排举措。包括安装节能LED灯源、采用中水回收和再利用系统、改造厨房排烟系统以及将全部燃油锅炉换成燃气锅炉等。酒店也积极参与由世界自然基金会发起的“地球一小时”活动，大力推广酒店节能环保。

　　近期香格里拉酒店集团在各个酒店相继推出“无纸化订房系统”， 对于酒店用纸最多的的客房预订部来说，在未使用该套系统时每天要耗费大量纸张，同时还要面对处理纸质订单的繁琐处理和流转环节。使用该系统后让香格里拉酒店客房预订部的工作可以更加高效、无误。

　　客房预订订单来源于传真、邮件和网络是目前的三大渠道。酒店除了需要在多个平台上处理订单外，还需要将所有订单打印发往不同部门并回传给客户确认;其次，是在订单需要修改时，还需要手工处理。在订单的查询和审计等环节中，工作人员要用便签条做标注以帮助查找，但这却会影响工作效率。此外，在财务审计等环节，需要将大批积累的纸质订单确认件送到财务和审计部门。过程相当繁琐，同时也浪费不少纸张。

　　“无纸化订房”系统很好的解决这些问题，无纸化订房系统利用系统带有Docuworks文件管理软件，Docuworks文件管理系统可将纸质文件和电子文件无缝结合，并像操作日常纸质文件一样可进行标注、合并或增减页以及电子签章等。

　　香格里拉的各类订房订单以及通过数码多功能机接受的传真订单在该平台上被转换成统一的Docuworks格式。工作人员可根据各自职责在该平台的共享文件夹将订单直接拖至各自电脑，并对订单按紧急程度、到店时间等进行预订处理、审批、确认等工作。处理完的订单则通过数码多功能机发送电子传真回复给客户，同时在系统里存档，供财务、前台等部门调用。基于文档服务器上的订单数据，预订部门可以查询并实时回复查询请求，轻松处理客户订单;前厅部则可以随时查询检索办理入住客人的订单信息;而财务部在审计时则可直接从系统里检索、查询或对历史订单进行标识。这不仅使得酒店三大核心部门通过“无纸化订房”系统实现真正无纸化办公，更可改善工作流程、高效工作，并成功实现了预订部、前厅部以及财务部的业务连通，形成了一体化的电子工作平台。

　　香格里拉酒店在采用该解决方案后，由于从原有的手工预订操作转变为电子化流转业务流程，每个订单处理时间由原来的36分钟降低至5分钟，工作效率提升了84%，而单据的错误率则从10%降低至4%，传真订单的丢失率更减少了97%。此外，在纸张使用量方面，酒店预订部门从原来每天大量的往来传真及打印用纸到现在的零用纸，预计每年可节省纸张50%。

　　目前，香格里拉酒店集团在大中华区的26 家及海外的24家香格里拉酒店采用了无纸化订房系统，并逐步在所有香格里拉酒店推广实施。无纸化订房系统改变了酒店传统的订房流程，帮助酒店行业降低纸张用量、实现环保目标。同时更可大幅提高工作效率、降低出错率、方便内部信息共享及管理，会确保客户满意度的提升。

　　随着网络的快速发展以及平板电脑的诞生，企业无纸化会议、餐饮行业无纸化点餐、酒店无纸化预订系统等应用必将逐渐普及起来。